La documentazione è l’attività di ricerca, elaborazione e diffusione dei contenuti informativi, operazioni che costituiscono la catena documentaria. Nel tempo e nella letteratura specializzata svariati sono stati i tentativi di definire concettualmente l’ambito di attività della disciplina. La definizione data da Paolo Bisogno “La documentazione si pone come obbiettivo il far conoscere ciò che è stato fatto per poter fare e, pertanto, le sue differenziate attività si presentano al mondo esterno come comunicazione di conoscenze offerte sotto forma di dati elaborati con rigorosi criteri ed omogenee procedure” si ispira – come molte altre – a quella formulata da Paul Otlet nel Traité de Documentation ” Les buts de la documentation organisèe consistent à pouvoir offrir sur tout ordre de fait et de connaissance des informations documentées”. Per Otlet, considerato il fondatore della documentazione, l’organizzazione delle informazioni e l’accesso alla conoscenza non potevano prescindere dalla classificazione – la più dettagliata possibile – e dalla standardizzazione dei formati e dei sistemi di classificazione. La formalizzazione fisica dell’ordine è data dal Repertorio Documentale e dalla formulazione innovativa del concetto di Dossier. Secondo la definizione adottata dall’UNESCO e formalizzata anche nel manuale edito dallo stesso organismo, sono riconducibili a questa disciplina l’individuazione, acquisizione, valutazione, indicizzazione, ordinamento, immagazzinamento, analisi, riassunto, sintesi, traduzione, rielaborazione, pubblicazione, presentazione, comunicazione, diffusione dell’informazione e documentazione. Questa definizione estesa dell’ambito di interesse colloca la disciplina nel più generale ambito delle scienze dell’informazione all’interno delle quali si occupa – in particolare – dell’estrazione, indicizzazione e classificazione di unità informative da documenti indipendentemente dal supporto scrittorio di questi ultimi. “Un document – afferma il manuale Unesco – est un objet qui fournit un renseignement ou une information. C’est le support matériel du savoir et la mémoire de l’humanité”.